ビジネス会議のルール　〜会議のやり方・進め方〜

また議事録はできるだけ早く書いて配布しましょう。議事録の作成に何日もかかってしまうと、配布した時には鮮度が失われ、昔話のことになってしまうからです。会議の時点では宿題となっていたものが、議事録を配布した時点では既に終わってしまっていたり、会議の後に突然宿題の方向が変わってしまったりすることもあるので、できるだけ早く作成して配布するようにしましょう。

議事録は会議中に作成するのが最も効率の良い作成方法です。例えば、ホワイトボードに書いたり、パソコンで入力した議事録をプロジェクターで写したりすることで、話をしているその場で全員が内容の確認ができます。

一方、書記担当者がノートにメモをして、それを元に議事録を作成すると、書記担当者の理解と他の参加者の理解が異なっている場合があります。そのような場合、議事録を参加者全員で修正し、修正し終わる頃には１週間経っていたということになりかねません。そのようなことにならないよう、会議中に全員で確認しながら議事録を書くことが最も望ましいやり方なのです。

□ルール５９　議事録は議論しながら作成する

□ルール６０　議事録は早く配布する

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