会議で議論する議題には資料が必要な場合があります。資料は会議の主催者が作成するものもあれば、参加者に作ってもらうものもあるでしょう。会議で発言が少ないとか、結論が出ないなどの原因は、情報がないもしくは足りないことが原因です。議論に必要な情報は事前に準備しておきましょう。
もし会議で説明すると時間が大幅にかかってしまうものについては、会議の数日前に配布して読んでおいてもらうなどの配慮が必要です。会議当日に資料の説明をすると、説明だけで大幅に時間を取ってしまい、肝心な議論ができなくなることがあります。会議では人が集まって議論することに重点を置く必要があります。一方的に資料の説明をするだけでは会議を開催する意味がありません。資料を読み終えてから会議をすることが時間を有効に使う方法の一つです。できるだけ事前に資料を準備し、配布するようにしましょう。
また事前に資料を配布する場合、読んでほしいポイントやチェックしてほしい観点などを伝えておくと良いでしょう。ただ「読んでください」と資料を配布されても、資料が膨大なページ数であればどこから手をつけて良いのかわかりませんし、読み終えるまでに時間が掛かってしまいます。例えば、「全体の章立てについて確認してください。本文の細かい点については詳しく読んでいただかなくても結構です」という具合に、資料を読む観点を伝えると良いでしょう。もし読むポイントや観点を伝えないと、誤字・脱字など、本質でない点ばかりしかチェックしてくれないということになりますので、事前にポイントや観点を伝えておきましょう。
□ルール１７ 資料は事前に準備しておく
□ルール１８ 会議前に読んでもらいたい資料は事前に配る
□ルール１９ 事前配布資料を読むポイント・観点を伝える
もし会議で説明すると時間が大幅にかかってしまうものについては、会議の数日前に配布して読んでおいてもらうなどの配慮が必要です。会議当日に資料の説明をすると、説明だけで大幅に時間を取ってしまい、肝心な議論ができなくなることがあります。会議では人が集まって議論することに重点を置く必要があります。一方的に資料の説明をするだけでは会議を開催する意味がありません。資料を読み終えてから会議をすることが時間を有効に使う方法の一つです。できるだけ事前に資料を準備し、配布するようにしましょう。
また事前に資料を配布する場合、読んでほしいポイントやチェックしてほしい観点などを伝えておくと良いでしょう。ただ「読んでください」と資料を配布されても、資料が膨大なページ数であればどこから手をつけて良いのかわかりませんし、読み終えるまでに時間が掛かってしまいます。例えば、「全体の章立てについて確認してください。本文の細かい点については詳しく読んでいただかなくても結構です」という具合に、資料を読む観点を伝えると良いでしょう。もし読むポイントや観点を伝えないと、誤字・脱字など、本質でない点ばかりしかチェックしてくれないということになりますので、事前にポイントや観点を伝えておきましょう。
□ルール１７ 資料は事前に準備しておく
□ルール１８ 会議前に読んでもらいたい資料は事前に配る
□ルール１９ 事前配布資料を読むポイント・観点を伝える
