ビジネス会議のルール　〜会議のやり方・進め方〜

会議中はゴールと同様、時間についても意識しましょう。会議の時間は有限ですので、ひとつのテーマに掛けられる時間が少ない場合があります。そのような状況で議題と関係のない話をしていたらまったく時間の無駄です。限りある時間の中でゴールに到達するためには、時間は常に意識しておく必要があるのです。

しかし話が脱線してしまう場合もあるでしょう。その場合には「今○○分経過しましたね」や「残り○○分か．．．」といった言葉を投げかけることで、時間が押し迫っていることを参加者全員に意識させるようにしましょう。

またタイムキーパー役を誰かに担当してもらうのも一つの手段ですが、タイムキーパー自身が時間ばかりを気にしてしまい、議論に集中できなくなる可能性があります。ですから人間がタイムキーパーを担当するのではなく、例えばキッチンタイマーなどを使って時間を管理するのも良いかもしれません。最近のキッチンタイマーは１０分前、５分前、１分前など、残り時間がわかるような予告機能がついているのもあります。このように物を使うのも時間を意識するために良いでしょう。

その他、会議に掛かる金額を事前に計算してホワイトボードに書いておくのも良いかもしれません。仮に従業員の時給が３千円、参加者数５人、２時間の会議だとすると

３千円×１０人×２時間＝６万円

になるのです。このようにコストを目の当たりにすることで、時間を大切にする意識が芽生える場合もあるでしょう。

□ルール４８　常に時間を意識して議論する

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