平成20年度 総務活動 総括（案）
最終更新：
love_yawatahama 2009年05月09日(土) 23:54:14履歴
１．活動総括
（１）団体運営に係る事務処理
YGPの活動を円滑に進められるよう郵便物やメールのとりまとめを行い、適宜各責任者に連絡を行いました。また、会議等における文書等の作成を行い、メンバーが活動の趣旨を理解できるよう工夫しました。しかしながら、会議等に参加していないメンバーに対するフォローが十分でなく、情報の伝わり具合にムラが生じてしまいました。
来年度は、情報をいかに共有していくかを検討していきたいと考えています。
（２）渉外活動のとりまとめ
YGPに対し依頼のあった外部からの活動について、役員会で随時検討し、YGPの目的に沿った活動に参加しました。YGPへの依頼はとても多く、メンバーの出欠管理が甘かったがために、当日の参加者が極端に少なくなるなど相手方に迷惑をかけることになってしまいました。今後は、メンバーの出欠管理を徹底し、メンバーに無理のない渉外活動を行っていきたいと考えています。
（３）メンバーリストの作成・更新・保管
YGP正会員およびサポーターのメンバーリスト作成を行いました。しかしながら、随時更新が行えず、メンバー間での共有もできていなかったため、有効な活用ができませんでした。今後は、随時更新を徹底し、メーリングリスト等と連携した管理を行っていきたいと思います。
（４）団体予定表の作成・更新・保管
YGP活動の予定を月１回のペースで作成する予定でしたが、作成できませんでした。
メーリングリストに流しっぱなしにならないよう、今後はメーリングリスト上のスケジュール管理機能を利用していきたいと思います。
（５）研修・調査の実施
全体会や役員会を利用し、まちづくりやボランティアに関する資料の読み合わせおよびディスカッションを行いました。しかしながら、研修会の場を持つことができなかったため、半期ごとの振り返り等が行えませんでした。今後は、半期ごとの振り返りの研修会を実施するとともに、メンバーのレベルアップのために定期的に研修や勉強会を行っていきたいと思います。
２．責任者所感
総務責任者として、YGP全体の活動がスムーズに行えるよう努力してきましたが、まだまだ私の力不足で、メンバー全員に対するフォローができませんでした。YGPで使用する様々なツールを有効に活用するためにも、メンバー一人一人に仕組みや使用方法などをしっかりと説明すべきでした。YGPの目的を達成するためやYGPのひらめき（アイデア）をかたちにしていくためにも、これらのツールを有意義に運用していかければいけないと思います。
大変な時期もありましたが、役員さんをはじめメンバーの皆さんに助けてもらいながら１年間務めることができました。本当にありがとうございました。
以上をもちまして、平成20年度総務活動総括といたします。
平成21年４月18日
ＹＧＰ（八幡浜元気プロジェクト）
総務活動 責任者 �霤帖ゝ�史
（１）団体運営に係る事務処理
YGPの活動を円滑に進められるよう郵便物やメールのとりまとめを行い、適宜各責任者に連絡を行いました。また、会議等における文書等の作成を行い、メンバーが活動の趣旨を理解できるよう工夫しました。しかしながら、会議等に参加していないメンバーに対するフォローが十分でなく、情報の伝わり具合にムラが生じてしまいました。
来年度は、情報をいかに共有していくかを検討していきたいと考えています。
（２）渉外活動のとりまとめ
YGPに対し依頼のあった外部からの活動について、役員会で随時検討し、YGPの目的に沿った活動に参加しました。YGPへの依頼はとても多く、メンバーの出欠管理が甘かったがために、当日の参加者が極端に少なくなるなど相手方に迷惑をかけることになってしまいました。今後は、メンバーの出欠管理を徹底し、メンバーに無理のない渉外活動を行っていきたいと考えています。
（３）メンバーリストの作成・更新・保管
YGP正会員およびサポーターのメンバーリスト作成を行いました。しかしながら、随時更新が行えず、メンバー間での共有もできていなかったため、有効な活用ができませんでした。今後は、随時更新を徹底し、メーリングリスト等と連携した管理を行っていきたいと思います。
（４）団体予定表の作成・更新・保管
YGP活動の予定を月１回のペースで作成する予定でしたが、作成できませんでした。
メーリングリストに流しっぱなしにならないよう、今後はメーリングリスト上のスケジュール管理機能を利用していきたいと思います。
（５）研修・調査の実施
全体会や役員会を利用し、まちづくりやボランティアに関する資料の読み合わせおよびディスカッションを行いました。しかしながら、研修会の場を持つことができなかったため、半期ごとの振り返り等が行えませんでした。今後は、半期ごとの振り返りの研修会を実施するとともに、メンバーのレベルアップのために定期的に研修や勉強会を行っていきたいと思います。
２．責任者所感
総務責任者として、YGP全体の活動がスムーズに行えるよう努力してきましたが、まだまだ私の力不足で、メンバー全員に対するフォローができませんでした。YGPで使用する様々なツールを有効に活用するためにも、メンバー一人一人に仕組みや使用方法などをしっかりと説明すべきでした。YGPの目的を達成するためやYGPのひらめき（アイデア）をかたちにしていくためにも、これらのツールを有意義に運用していかければいけないと思います。
大変な時期もありましたが、役員さんをはじめメンバーの皆さんに助けてもらいながら１年間務めることができました。本当にありがとうございました。
以上をもちまして、平成20年度総務活動総括といたします。
平成21年４月18日
ＹＧＰ（八幡浜元気プロジェクト）
総務活動 責任者 �霤帖ゝ�史
