GTD(仕事術:書籍・PDAなど)のメモ



情報は1冊のノートにまとめなさい



A6サイズのキャンパスノートを使用した100円ノート式情報管理システム

A6ノートに全ての情報を書き込む

  • 何でも時系列に書き込む(会社でも、家でも)
    • 手帳、日記、旅行記、行動記録、アイデア、講演、会議、本の感想、家計簿、らくがき
  • 他の資料は貼り込む
    • A4サイズの資料、写真、レシート
  • 最後のページの上を少し斜めにカットしてセロテープで裏表紙に貼れば、ポケットにもなる。
  • 電話帳・ID管理など次のノートに移すようなものは「はがれるノリ」を使って貼る
  • 記入方法
    • 日付は6桁「080510」
    • 略記はローマ字母音抜き(名古屋:NGY)
    • ペンは至る所に用意しておく
    • 三菱パワータンク、ペンポッド
  • ノートを持ち歩けないときのために5x3カードに書き込み(ジョッター)、後でノートに貼る

索引ファイルの作成

  • ノートを使い切ったときに、ノートの表紙に通し番号と使用期間を6桁ラベルで書く
    • テキストファイルに、ノートの内容を日付・タグ(分類)・内容を1行で書く
    • 最終的には以下のような形
【25】080101-080320
080111ブログ:情報は1冊のノートにまとめ
080112店:新宿○×亭焼き肉安くてうまい

検索はエディタ(オズエディタ2)を使用

  • オズエディタだと、検索行が左フレームに。クリックするとメインフレームにその前後の行が表示される。
  • 携帯やPDAにテキスト形式の索引を取り込んでおけば、索引をいつでも活用できる。
私見
  • 私もA6のキャンパスノートを利用し始めたのが2002年の1月。現在は85冊目になる(最近は100円ショップの3冊100円のノートを使用)。
  • 100円ノートの「超メモ術」を参考に、表紙の右下を切りとり、使用したページの右下も切り取っている。背表紙も開きやすいように、切り、最終ページにインデックスを書き込む。
  • 文庫カバーを利用して、常に現在のノートとその前のノート2冊を持っている。
    • ただし、古いノートは裁断機で背を切り、ScanSnapでスキャンして、楽2ビューワに保存するため、資料を貼り付けたりはしていないが。
  • 索引を作る
    • 時系列でメモを作る場合は、索引が必要となる。私は、ここ2年ぐらい、ワードのアウトラインを使って、案件別に、GTDの週次レビューに合わせてメモを作成してる。メモは長くて数行にとどめ、詳しく確認するときは、ノートを見ることにしている。
    • 以前システム手帳を使用していた頃、タイムシステムやフランクリンで索引を別に作成することが使用法に記載されていたが、時系列のメモを使う場合は、何らかの検索するシステムが必要であり、本書のような時系列で索引を作成し、PCの検索機能でのあり方も良いと思う。

メモは1ヶ所に何でも時系列に記録する。
日付・タグのついた索引を作り、いつでもメモを検索できるようにする。






ツール

  • メモ用紙
    • 1枚1件で大きな字で贅沢に使うためにA4の裏紙を4つに切って使用する
  • ノート
    • A5またはB6のノートがよい。大きいとダラダラ書いてしまいがちだし、持運びも便利。ルーズリーフは分類の便利さがあるが、あまり分類することはないし、厚みをとるので普通のノートでよい。
  • 手帳
    • 手帳にはスケジュールとメモの予備としての役割をもたせる。そのため携行に便利な能率手帳を利用している
  • 書きグセをつけることが成功の鍵
  • メモ帳、仕事ノート、手帳の3つを連携させる

メモ帳

  • 話を聞くクセ、内容を見るクセ、考えるクセ、発言するクセはメモから生れる
  • まず、大きな字で、簡潔に、主語と述語レベルの要点を書く
  • 一枚一件の原則にして、移動させたり捨てたりできるようにする
  • 早く書くには記号を使ってみる
  • 紙にあらかじめ縦に1本、横に3本の線を引き6等分にして、5W1H(いつ、どこで、誰が、誰に、何を、どうする)を書込むと要旨をまとめやすい(もちろん慣れたら線は不要)・・・8つに分けて6W2Hにしたり、所感・備考の欄としてもよい
  • 左から1/3のところに縦に線を引き、何をどうしたという主語と述語の欄にわけてもメモがとりやすい
  • 単にメモを聞取りのためととらえず、すべての仕事はメモから始ることを認識し、アイデアが浮んだらメモする、仕事の途中でも確認するなどメモを活用しよう
  • 朝席に着いたら今日やるべきことをメモにしよう
  • メモはノートに書写されたら使命を終える

仕事ノート

  • メモに書かれたテーマは、ノートに転記されて始めて、仕事へと発展する
  • ノートは見開き2ページを使用し、左上に見出し、左ページに主旨や経緯や疑問などを書き、右上に図表、右下に分析や補足や留意点を書いていくとよい
  • ノートでは仕事の問題をとことん掘下げていく
  • 仕事ノートに自分が感じたことを上手に書込めないのはノートが自分のものになっていない。誤解や勘違いがあっても消すのではなく次に生かすように日付を入れて訂正するなどの処理をするべきだ
  • 何をしたか、何を考えたかという自分の思いをぶつけることが重要だ。単に書くだけではなく、反省と提案を書くというスタンスで書くと質の高い仕事ノートを作ることができる

手帳

  • 手帳はさっと取出せるので、突然ひらめいたアイデアを書くのに便利だ。ただしメモ用紙と違うので細かい書込みをする。その内容は翌日仕事ノートに転記される
  • スケジュールを書くときは必要なコト、モノを書くことを意識する
  • スケジュールは予定を書くのではなく、優先順位を意識して予定を作っていくものだ
  • スケジュールには新規の仕事、継続の仕事、定期の仕事、面談の仕事という4つの仕事があることを意識してスケジューリングすること
  • 仕事は10分間の蓄積ととらえ、45分の仕事は40分で終らせようと考えると効率が上がる。これを15分とかでとらえると、おおざっぱな感覚となり、60分の仕事を45分で終らせることは無理だと考えて、ずるずると10分を無駄にすごしてしまいがちだ。
手帳に3行日記をつけよう
  • フリースタイルでよいので、自分の仕事の目標を意識した日記を毎日つけよう。

メモ・ノートの活用

  • メモ・ノートが活用できれば効率が上がる。両方を使用して考えることで創造も可能だ
  • 会議では要注意人物、危険人物の発言は注意深くメモし、NGワードなどをまとめていくと仕事に役立つ。(たとえばA部長は「時間がない」は禁句だとか)
  • 面談するときに自分の話したいこともメモしておこう
  • 商談は30分、40分、50分の3つで決める。つい60分とおおざっぱな見積りで予定を立てがちであるが、40分を目標にして完了させる。そのためには相手との面談の記録のメモを活用する
  • 商談のノートには「○○をしてはどうか」という提案を必ず一つ書込む
  • 人物ノートには相手のニーズをメモしておく。また相手の仕事癖なども記録し活用しよう

手帳とノート魔法の活用術

仕事と人生がシンプルになる! 手帳とノート魔法の活用術 ビジネスの王様 ビジネスの王様 和田 茂夫


これは、非常に参考になった本である。
いろいろと手帳を変えてきたがこの本を読み、メモと手帳とノートを区別することに決めた。

しかしながら、この本自体は、正直にいって残念ながら内容が混乱していてなんだかわかりにくい。

いろいろな手帳に関する本を読むと、ときどき手帳のことと、単なる紙とを混乱している記事がある。手帳にはスケジュールが書けます。TODOが書けます。メモが書けます。何でも書けます。
というのは、単に紙があれば何でも書けると言っているにすぎない。

この本が混乱しているのは、手帳とノートを常にひきあいにだしながら、メモの話にいったりやTODOの話にいったり、はたまた手帳のサイズの話にいったり、ポストイットなどにいったり、書き込む内容の話をしているのか、手帳の形態の話をしているのか何だかわかりにくいのだ。
メモと手帳とノートをシステムとしてどう位置づけるか。メモに求められるもの、手帳に求められるもの、ノートに求められるものを整理して書き直せば素晴らしい本になると思うのだが。

今回は、この本から自分が得たものに集約してしまう。

手帳とノートの使い方

一番のポイントは、
「ただのメモ」と手帳・ノートを分ける
ことにある。

  • 手帳は、スケジュール帳とToDoリストとそれに関連するメモを書こう
  • ノートは将来に役立つ情報を保存しよう
  • メモは別のものに書き、その中から重要なものを手帳やノートに転記しよう

※私見
この3つの視点で自分のシステムをみると整理がしやすい。システム手帳でも能率手帳でも。そして、ノートに当たる部分を、何に書き込むのか。手帳の右ページなのか、後のメモのページなのか、別のノートなのか。いずれにせよ、重要なことを集約しておくシステムが必要である。

これ以外にも、手帳のサイズや種類、ToDoリストの書き方などの解説があり、もりだくさんなのだが、これらはすでに別の項で書いていることとダブルので省略したい。

個人的には、この本で手帳・ノート・メモのあり方がすっきりとさせることができた。
なんだか、きわめて当たり前の話なのだが、実は、SD手帳、バイブルサイズのシステム手帳、A5のシステム手帳、A5の能率手帳など、いろいろ試してきたのだが、いつも続かない。
理由はなぜかと考えると、この本を読んでわかってきた。

1.最初、手帳の本来スケジュールやToDoを書けば良い部分に、その日あったこと=メモを書き込もうとした。すると当然に、見開き1週間ではサイズが足りなくなり、1日1ページになり、さらにあふれた情報が巻末のメモの方に書き込むようになってくる。しかも、走り書きがベースなので、要点の見通しが悪い。さらに1件を1ページなどを意識していたら、簡単な電話や打合せもスカスカなのにページだけ消費するようになっていた。
2.次はメモを独立させ、会議は専用フォーマットに書き込んだりした。なんだか手帳は部厚くなるが見通しが悪く、大切なことがわからなくなってくる。

結局、メモは書き殴りでもよいが、大事なことはどこかに転記するということが重要だ。
どんなシステムでも良いので、メモと手帳・ノートの3つの機能を明確にするのが一番よさそうだ。
というわけで、現在は、メモは100円ショップの3冊100円のA6のノートに、スケジュールとToDoはフランクリンのスリムプランナー(ToDoはHipsterPDAを利用)、そしてノートはA5のノートにと分けている。
システム手帳を使っている人もダイアリーのページとToDoのページとノートとメモを分けると良いのではないかと思う。
さらに重要なのは、ノートに何を転記するかという基準だと思う。
会議であれば、会議の内容がわかるように転記するのか(ある意味メモとダブル)、GTDで言う次の行動を書くのか(これなら手帳の方に落とし込んだほうが良いかも)、それとももっと抽象的に経営的な視点で転記するのか。この辺りは自分もまだまだ試行錯誤している。

このページへのコメント

メモ帳やノートや手帳などをどうするか考えて情報集めていたのでとても参考になりました。ありがとうございました。

Posted by 沙子 2011年06月15日(水) 14:59:45
http://twitter.com/sunako_k

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