GTD(仕事術:書籍・PDAなど)のメモ

仕事を成し遂げるためのバックグラウンド


仕事術とかタイムマネジメントとかの本を読むことは好きなのだが、折角読むなら、全体をまとめてみるとどうなるか考えてみたいと思う。

ナポレオン・ヒルの成功哲学


スタートは、これだろう。

基本的には願望を紙に書いて、毎日読み自己暗示をかけたうえに、実現可能なプランをたてて実行しろというものだ。
しかしながら、かなり功利主義であることは否めない。

7つの習慣

コヴィーの「7つの習慣」とは、次のものです。
  • 第一の習慣「主体性を発揮する」
  • 第二の習慣「目的を持って始める」
  • 第三の習慣「重要事項を優先する」
  • 第四の習慣「Win−Winを考える」
  • 第五の習慣「理解してから理解される」
  • 第六の習慣「相乗効果を発揮する」
  • 第七の習慣「刃を研ぐ」

私もコヴィーの研修を受け、この本を読み、価値観だとか、目標だとかいろいろ考えたりするわけですが、なかなか実行できず悩んでいるわけです。明日の仕事に追われるのではなく、人生を主体性を持って生きるというのには、大変参考になる本だと思います。

たぶん、成功哲学を意識していると思うが、ビジネスで成功することよりも、豊かな人生を送ることから考えようというものだ。
  • 人間の世界には原則(誠実だとか正義だとか)があり、これは宗教をこえて普遍的なものなのだ。その原則を中心におこう
  • 次に、自分の価値観を明確にし、優先順位をつけて、自分の果たすべき役割の中でそれを実践しよう
  • そして、自分の役割の中でやるべきことを明確にして、特に緊急ではないかもしれないが重要なことに意識をむけよう
  • 人間関係を大切にしよう

もっと具体的に


いくら、長期的なビジョンを描いても、目先の仕事は進まない。自分が埋もれてしまっているやるべきことを明確にして処理していこうというのが、仕事を成し遂げる技術 Getting Things Doneだ。

仕事を成し遂げる技術


GTDとは、David_Allenの提唱した仕事術で、彼の著書のGetting Things Doneの頭文字をとったものです。
日本語訳は「仕事を成し遂げる技術―ストレスなく生産性を発揮する方法」というもので2001/9に発売されています。しかし、残念ながら、この本はわかりやすいとはいえず、GTDのありがみがよくわからなかった。翻訳内容というよりも体裁のせいか章立てがわかりにくく、全体の構造が把握しにくかったという印象。多分、この本は表紙が気に入って、ほぼ出版と同時に購入したのですが、何だか読みにくく、当時のメモも前半あたりで挫折しているところをみると、それほど影響は受けなかったようです。
その後、時間と仕事の整理術『GTD』がカルト的人気という記事を知り、いろいろとインターネットで検索し、再度読み直してみました。実行してみたところ、結構よさそうです。というわけで、GTDについてまとめてみたいと思っています。

なお、「仕事を成し遂げる技術」のわかりやすい翻訳が待たれていたのですが、出版社から再版がされないと決定し、田口さんが再度翻訳してくれたのが2008年の次の「ストレスフリーの整理術」。ここから日本でのGTD信者が増え始めたのだ。









GTDの文章化


「7つの習慣」は素晴らしい本であり、人生設計にはよいのですが、明日の仕事を処理することについては、詳しくふれていません。今抱えている山のような仕事を処理するためには、どうしたらよいのか。価値観を「誠実」とおいても、「昨日上司から指示を受けた仕事を第2象限の緊急ではないが重要なこと」に位置づけても処理はできないのです。

「7つの習慣」は作業のプログラムではないのです。明日の仕事をどう処理するかというのが、GTDのテーマだと思います。

残念ながら「仕事を成し遂げる技術」は非常に読みにくく、素直に頭に入ってこなかったのですが、インターネットのいろいろなサイトを見たりしてまとめてみると次のようになると思います。

1.未処理案件や頭の中のものをすべて1ヶ所に集める
 書類受けを用意し、未処理なものをすべてそこに入れる。はいらないものはA4の用紙に1件1枚で記録し(日付を記入すること)代わりにそれを入れる。また、頭の中に浮かんでくるものも同じように1件1枚の用紙に書き込みそれを入れ、頭の掃除を行う。
次の項で処理に移るが、1度出した書類は、書類受けにもどさないこと。

2.書類受けのものを1番上の項目から順番に処理する(1度に1つ)
  • (1)行動を伴わないもの
    • 1)不要なものは捨てる。
    • 2)再検討するものはSomeday/Maybe(いつか/もしかしたら)リストに記入し、ファイルする。
    • 3)将来役立つと思うものは参照資料としてラベルを貼りファイルする。
  • (2)行動を伴うものは、
    • 1)2ステップ以上の行動が必要なものは、Projectsリストに順不同で記入する。
    • 2)Projectsリストに書かれたものをアウトライナーやMindMapを使って、次の行動は何かという観点で計画手順を作成し、行動単位まで分解する。(○月○日誕生日ではなく、○○店で何を買うというような具体的な行動にまで落とす)参照資料はフォルダーへ。

3.次の行動(Next Action)を考える
    • 1)行動が2分以内に完了するものはその場で実行して終えてしまう。
    • 2)2分以上かかるものは、
      • 自分が適任者かどうか考え、委任できるものは委任し、あとで結果を確認するために、Waiting forリストに書く。参照資料はフォルダーへ
    • 3)行動が特定の時刻に実行すべきものは予定表に書き込む
      • ※作者はアバウトな時間設定ではなく、絶対実行するというものだけを予定表に書くことを推奨。
    • 4)後で実行するものはNext Actionリストに書き込む

4.NextActionリストのカテゴリー
  • @マークをつけて次のカテゴリーを推奨
    • @電話
    • @コンピュータ
    • @用事のついでに
    • @オフィスで
    • @協議事項
    • @自宅で
    • @読む/検討

5.Someday/Maybeリスト
  • 将来に実行したいと思っていることは、Someday/Maybeリストに記入する
  • 買いたいもの、始めたい趣味、行きたい店、読みたい本など適当なカテゴリーを作る

6.各種チェックリストの作成
  • 出張の手荷物、○○作業手順などいろいろなチェックリストを作成しておくと便利

7.レビュー再検討
  • 1週間に1回(金曜午後1〜2時間を推奨)、以下の順番で再検討する。
    • 1)雑多なメモや領収書、雑誌の記事、会議のメモなどその週のものを集めて、再検討する。
    • 2)予定表
    • 3)Projectsリスト
    • 4)NextActionリスト
    • 5)Waitingforリスト
    • 6)関連したチェックリスト
    • 7)Someday/Maybeリスト
    • 8)未決ファイルや支援ファイル

8.実行するための基準
  • (1)行動基準
    • 1)状況
    • 2)利用可能時間
    • 3)利用可能エネルギー
    • 4)優先順位
  • (2)毎日の仕事(バランス)
    • 1)予定作業
    • 2)緊急作業
    • 3)緊急ではないが重要な仕事
  • (3)仕事を見直すスパン
    • 1)人生
    • 2)3から5年のビジョン
    • 3)1から2年の目標
    • 4)今年度の責任領域
    • 5)現在のプロジェクト
    • 6)現在の行動

しかし実際にやってみると壁にぶつかる


 例えば、プランニングのところでは、プロジェクトを分解すれば、アクションに単純になるわけではない。
 プランニング=段取りにも手順は重要だ。
 また、委任についても、誰にどのように委任し、どう管理していくかがポイントである。

 GTDのワークフローをもとに自分の抱えている問題を落としてみた。
 そしていろいろな参考資料をもとに、別の頁で手順をまとめてみた。

 GTD実行上の問題点
 
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このページへのコメント

コメントありがとうございます。
あとで、最新記事を読んでtugboatの敷居が高いことを知り、さもありなんとは思いましたが、そこをなんとかお願いします。
大抵のWikiやblogのCGIは試しているのですが、tugboatとかRuby on Rails関係のWEBアプリは堂設定したらよいのか、判らないことが多いです。
というのも、ApacheとかRubyとかの設置にあたって、追加追加でインストールしているので、設置場所あたりから違っていたりして混乱しているのが原因だと思います。PHPなども、あるものはEUCの設定を要求され、あるものはUTF-8を要求されるので、困ったりもしてます。

是非是非設置方法について教えてください。

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Posted by mobilememobiz 2007年10月27日(土) 17:50:49 返信

コメントありがとうございました!
実は初トラックバックだったのでドキドキでした(笑)

tugboat.GTDはJavaでServletなのでApacheでは動かせません。
TomcatやJRun等のServletコンテナが必要です。
DBはApache Derby版ならtugboat.GTDに組み込まれているので不要です。

うぅむ...やはりインストールの躓きポイント対策は早急に書かないとダメですかね?入れられないと使えない方は多いでしょうしね...頑張ってみます!

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Posted by 桂秋の夜の夢の主人 2007年10月27日(土) 01:02:51 返信

はじめまして!おぱけんと申します。
「GTDを楽しく続けよう!」というコンセプトで、新しい手法「GTD + R」というものを考えました。
タスクを書き留める用紙にRHODIA(ロディア)を使います。
タスクを処理するフィールド(場)、整理するポケットを用意し、スムーズに仕事を成し遂げることができるようになっています。
http://gadget.cre8system.jp
にて公開中です。見て頂けるとうれしいです。
よろしくお願いします。

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Posted by おぱけん 2006年12月14日(木) 03:36:25
http://gadget.cre8system.jp/
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