GTD(仕事術:書籍・PDAなど)のメモ

仕事の速い人は150字で資料を作り3分でプレゼンする 坂口孝則



著者が先輩社員の営業交渉をテープに録ったり、プレゼン資料を分析しながら獲得したノウハウをまとめた本である。
「定性的に考えられていることを、「計る」「数える」「記録する」ことで定量化していく。仕組みを解明していく。それを模倣する。そうすれば成果があがる。」
著者の仕事の取り組み姿勢に頭が下がる。
そのノウハウの集大成である本書は具体的で参考になる。

1.プレゼンのうまい人は、何ポイントで資料を作り何分話すのか

1)資料を作る前にストーリーチャートを必ず作成する

  • 資料作成前に5つのボックス〔榲対象者(自分と相手の理解度)メッセージぅ好函璽蝓次聞柔)デ淆痢淵廛譽璽麒法・配布方法)を明確にする
  • A4 1枚にメッセージを書き、園下に、仝従説明¬簑蠹青鶺6饌療施策じ果予測ゥ好吋献紂璽襪砲弔い董△修譴召貘膂奸奮詰廖砲叛睫世虜猯舛鮟颪込む
  • 最後にラフイメージを手書きで作成する
  • これら、5つのボックス、ストーリーチャート、ラフイメージを関係者で合意してから資料作成に着手する

2)ビジネスマンのストーリーチャートは25個

  • 経験的に、ビジネスマンの仕事は大カテゴリーで5つ、それぞれにサブカテゴリーで5つの計25個に分類できる。これら25個のストーリーチャートを用意しておけば、再活用ができる

3)感動した資料を模倣する

  • 優れた資料を20通り厚め、その資料の型を分析する。フォント、余白、文字数、構造
  • 企画書・提案書・分析などに分類し資料の型をつかむ。型が書く内容を規定するのだ。
  • わかりやすいパワポ
    • 余白上中心から7.8cm、下中心から8.6cm、左右中心から12cm
    • タイトル・本文HGP創英角ゴシックUBまたはHG創英角ゴシックUB、数値ArialかTahoma
    • 大きさタイトル23pt以上、本文20pt以上(教室の広さで後席で読める)
    • 白バック、黒で結論、内容濃い青、データ黒、結語黒

4)プレゼン資料は「メッセージ型資料」と「完結型資料」の2種類がある

  • メッセージ型資料は、(カメラの構図のように)縦横3分割して、交点に対象物を置く。写真はiStockPhoto、FlickrのCreative Commonsなどを利用する。TEDやSlideShareなども参考になる
  • 完結型資料は、両端合わせと全てを四角囲み、なんとなく美しい資料にする。

5)プレゼンは、与えられた時間の9割を使い、スライド1枚3分で説明。

  • 無理でも良いから内容を3つに分け、書かれていない内容を1/3盛り込む。
  • 資料はツーインワンで印刷できるよう4の倍数で作成する。午後は証明を明るくし居眠りを減らす

6)フォント、矢印、線、グラフ、右回り左回りに意味を持たせる。

  • フォントは20ptが基準で強調は40pt
  • 矢印はつなぎ、塗り太矢印は因果関係、実線は並列、点線は一時的な関係や枠で囲んで強調。

2.文章がうまい人は、メッセージをどう絞るのか?

1)文章にはFALを盛り込む

  • FACT事実
  • ACTION読んだ人がとるべき行動
  • LOGIC事実から主張につながる論理

2)目的、対象者、メッセージを明確にする

3)時間がない人には要点が、時間のある人には細部が確認できるものが良い

4)文章は信念を曲げても目的に応じて求められている文章を書くべきだ。

  • そのためには、模倣すべき文章の型を分析すると良い。
  • 媒体に応じて、他人の文章の「はじまり」「飛躍」「主張」「締め」の4箇所を抽出し分析する

5)文章の漢字比率は28%以下にする。

  • 1段落は150-200字。
  • 「〜が、」「〜こと」「〜ほう」「〜という」はできるだけ避ける。
  • 受け身はやめ、主語は近くに置く。
  • 「思います」は避ける

3.営業がうまい人は、 一 ヶ月に何回顧客に会いに行くのか?

1)対人活動のプロセスを分解し、次のプロセスに行くまでの率を計算。目標達成のための回数を計算する。

2)交渉の結果は、発注・継続検討・関係継続の3つのどれかを求める。

3)質問は4W2H。質問は30分に10問。

  • What(悩み、欲しているもの)
  • Who(決定権者)
  • When(はじめる時期)
  • Where(どこで必要か)
  • How(どのようなサービスが必要か)
  • How much(いくらか)

4)競合相手は想像で提案書を作るが、自分たちはヒアリングして作り、4W2Hを盛り込み続ける。

5)人間関係継続のための面談回数の計画を持つ。

  • 自社・先方の担当・課長・部長・本部長のマトリックスを書き、訪問回数を計画する
  • 仕事で関わりたいひとには3回ムリヤリ会う。最低3回は会わないと印象に残らない。

6)「たまに連絡したいリスト」を作って週に一度ランダムに誰かに連絡する。

4.講演がうまい人は、何パターンネタをもっているのか?

1)講演のパターンは、(感動)(発見)(エンタメ)(知識)(実利)の5つ

2)講演音源を300万円ぶんほど購入し分析しよう。

  • ノートの右に講演の論理構成を書き、左側に自分の講演に当てはめた時のエピソードを書き込む
  • そして、模倣すべき人の論理構成をもとに、機械的に自分の講演の構成を作る

3)適当でも声を変える事実こそが重要

  • 声には、大きさ、音程、スピードがある
  • ランダムでもいいから、とにかく声に変化をつける

4)視線は遠くと近くの2ブロックで使いわける

5)動きは、問題提起は聴衆から見て右側に立ち、解決案提示は左側に立つ。

6)最後は祈り。情熱、勇気、CSの3要素が講演を向上させる

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