GTD(仕事術:書籍・PDAなど)のメモ

効率的な時間

  • 朝型
  • 通勤時間
  • 就寝前の30分
  • 曜日
  • Aタイム

朝型

実日ビジネス 小石 雄一

  • 毎朝6時に家をでてやること
    • 100字のコラム作成
    • 1日のシミュレーション
  • 一人ランチ

「となりの達人の段取り術」にみる朝型人間変身へのきっかけ作り

  • 太陽の光
  • 30分ずつ早起きして
  • 3個の目覚まし時計
  • 30分の昼寝
  • おまじないで自己暗示
  • 早朝に楽しみを
  • 丸2日寝ない

始業前に「昨日の仕事」をすます人が成功する

朝7時から仕事をする
  • 土光敏夫氏と面会したときに、実際に6時半に出社して「社員は3倍、役員は10倍、社長はそれ以上働く」ということを実践していることに影響を受けた
  • 成功するには7時に仕事をスタートする(なお作者は弁護士事務所の所長)
  • 5時起床し準備する、5時45分に持ち帰った文書の決裁をする、6時にテープに指示を吹き込む、7時に家を出て、車の中で音楽を聞きながら、スケジュールと案件の課題の確認をして7時半に出社する
  • 出社後、決裁書を箱に入れ、テープは秘書の机に(15分ぐらいで吹き込んだものは秘書が30分ぐらいでA4で2段ぐみに起こしてくれる)、7時50分に部下との打ち合わせを開始し、8時からクライアントが相談に来る、裁判所の始まる10時までに全部片付ける
  • 早朝は邪魔が入りにくく密度が高くなる
  • 8時までに部下に指示を出すのは、指示が遅くなると部下の効率が下がるから
  • テープに吹き込む効用
    • 吹き込むと関係津で明確なメッセージとなり指示の制度が上がる
    • 発想も自由になり安い
  • 成功するには、朝型で優先順位をつけて判断基準が明確な人間であること。
  • 即時実行し、早く仕事ができる人間には仕事が多く集まりいい仕事がやってくる
  • 情報収集
    • 情報は目利き(いいものをみる)、捨て目(ダメなものを見切る)が重要
    • キーワードをリストアップしておく
    • 大量なデータを収集し、解析・分析し、隠れた意味を見つけるデータマイニングという手法が重要
打ち合わせは30分以内に
  • 資料はB4一枚+付属資料
  • 会議は決断する場、そのかわりB4にまとめるまでの事前の過程で検討はすませる
  • SPDC
    • See(予習)、Plan(設計)、Do(実行),Check(反省)を実行している
  • プロジェクトを進める手順=5つの文書
    • 1.大義名分書・・・正当性・正義がないと人は動かない
    • 2.具体的な計画を矛盾なく明示する提案書
    • 3.想定問答
    • 4.考えられるリスクをリストアップした想定状況
    • 5.スケジューリング=計画表
  • 提案は3分以内に、三つの話題を、三部構成で行う
  • 説得力
    • わかりやすく=自分自身の理解力が必要
    • 論旨を明快に=主語と述語を明確にしワンセンテンスでコンパクトに、ただし語彙を豊富にして適切な修飾語を挟む
    • 話の中に数字を入れる
    • 相手の決断を促すための正確な話をし、自分自身の余計な話をしない
    • 本音で前向きに語る
  • 午後は長期的なスパンの仕事を
  • 優先順位
    • 結論を急ぐ話だったらすぐに片付ける
    • 明日まで待てるものは今日中にやる
    • 来週に回せるものは週末にやる
  • 相手に満足だけでなく感動してもらえるには
    • より幸せ感に包まれる落しどころを狙う
  • トイレにいくときをリセットの時間として使う
ナンバーワンなれないことはしない
  • 意図して部下を指導する時間をつくる(朝1時間をあてている)
  • 右腕を持つ
    • 上司が言いにくいことを代わりにいい、悪い情報ももたらし、異質の考えを持つ
    • 部下への人望がある
  • ナンバーワンを目指せないことは最初からしない
  • 年に数回は海外にいき人生観を広げる
  • 異分野の本を読み刺激を受ける
  • 15歳年下の連中と付き合う
  • 夜10時帰宅を心掛け、日曜の午後から仕事をする(事務所で)

通勤時間

  • 通勤時間で空間を確保する
    • 早起き、いつも降りる人を覚えておいてその前に立つ、座ったあとカバンを活用
  • 通勤時間で何をやるか
    • 読書年間100冊、チラシを知る、新聞と雑誌、語学、落語、音楽、資格
    • 車窓ウォッチング
  • 居住術
    • 家探しには通勤電車を意識
    • 各駅の食とトイレをチェックしておく

シンプル時間整理術(就寝前の30分の振り返りを生かしやりたいことを全部やる)

シンプル時間整理術 小松 俊明


「やりたいことを全部やるために」就寝前の30分の振り返りを行おう

就寝前の30分にやってみよう

  • 30分で次のことを順番にやる
    • 30秒目をつぶり今日の成功体験を思い出す
    • 今日できなかったことを整理する
    • 明日の予定の重点を考える
    • やりたいことを明日の予定に盛り込む
    • やりたいことを実行するための注意点を考える
    • うまくいかないパターンを理解(長時間の会議、準備不足)
    • 成功イメージを持つ
  • 以下の項目で自分にとって望ましい結果を仕事と私事で1つずつリストアップする
    • 自分にとって野球の素振りにあたる行動は
    • 自分の成功に影響を与える人
    • 今日一番活躍した瞬間
    • 今日の経験で忘れてはいけないこと
  • 明日大切なこと
    • 私事
    • そのための注意点
    • 仕事
    • そのための注意点
  • 成功パターンを確立するために仕事のプロセスをシンプル化する
    • 自分の成功パターンを野球にならって3段階で考える
      • 2ストライクを取る球は何か
      • 牽制球は何か
      • 決め球は何か

時間に愛を

  • 30分で終える自信のあることを3つ書く
  • 今日1時間以上かけてやったことをリストアップし工夫をすれば30分で終えられなかったかどうか検討する
  • 座禅して音楽も何もない状態で30分を感じる
  • 時間管理に大きな影響を与えている自分の性格について3つに整理する
  • 30分で仕事を終わらせるために、タイマーを25分と30分に設定し、仕事をしてみる。リズムをつかむ
  • 今日有効に使えた30分のトップ3〜5を具体的に書いてみる
  • 一日時計をはずしてみよう
  • 大切な人をリストアップしてみよう

自分時間のすごし方

就寝前30分の使い方で大きな差が生まれる。自分時間をどう殖やすか
  • シンプル時間の整理術の原点は、無駄時間を考えるのではなく「やりたいことは全部やる」こと
  • そのためには就寝30分に一日を振り返ることが有効。そのときにやりたいことが含まれていることが多い
  • 一日の出来事から印象的なことを2つ選ぶ。それぞれの出来事に関連した活動をリストアップする
  • 個人のミッションとビジョンを作る。そして3ヶ月ごとに見直そう。一日を振り返る習慣をつけることでその見直しの下準備になる
  • 30分単位でスケジュールを考えよう。30分に一度。自分は何の仕事をしているか、このままこの仕事を30分してもよいか、他に優先したほうがいい仕事はないか
  • 自分時間を殖やし他人時間を減らそう。そのためには
    • 自分時間とは主観に左右される。何事も責任は自分にあると考え、自分時間の解釈を広げる。
    • 48時間単位で考える。今日自分時間が少なければ、明日で調整する
シンプル時間整理術
  • 付箋で段取りを組む
  • 成功パターンをいくつか決めておき、その日の成功体験を分類してみる
  • 朝起きたらその日やるべきことを就寝前に考えておく
  • 重要で楽にできることを優先する

就寝前30分の振り返りと明日への指令を出す習慣をみにつけるには

  • 毎週必ずやることを作る
    • 毎週1回気になる人と朝食をとる
    • 仕事は雑でも良いから速くやる
    • 電話で済ませることはメールしない
    • クリアファイルの活用
      • はじめてのコンタクトの際にクリアファイルをひとつ用意し、名刺を前面に左右をはがせるようにテープで貼り、左上に日付を書く。次にあったときはその下に書き込む。
      • そこに重要と思うコミュニケーションの記録をいれておく。上があたらしいものになるように。
      • 3ヶ月に一度整理。

曜日

  • 月火ダッシュ
    • 日:スケジュール組み立て(月火で終わらせる)
      • リスト、優先順位、緊急案件抽出
    • 月火:スタートダッシュ、ひたすら集中して残業してでも1週間分の仕事を終わらせる
    • 水:肩の力を抜きノー残業デー
    • 木金:思考の日、InnerHoliday
      • 長期的な自分のテーマについてのメモや雑用

Tips

売り上げが10倍伸びる時間管理術

売り上げが10倍伸びる時間管理術より
  • 客と会っていない時間に何を考えるかが重要だ。
  • 「もっと」という心(自分の能力を発揮すること)を大切にしよう。
  • 短い時間で「多くの」ことをするのではなく、短い時間で「最高の」ことをしよう。
  • 何でも自分でしてしまってはいけない。
  • ライバル会社用ファイルを準備し、情報の断片を見直そう。

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