mobilememobiz - GTD-HipsterPDA

HipsterPDAとは

HipsterPDAとは、ToDoをPDAで管理するのではなく、5インチ×3インチのカードで管理しようというものです。訳せば、「進んだ人間のPDAは紙の束だぜ、イェイ!」てなノリですな(シゲ/kid'sさん訳)といったところでしょうか。

デビッドアレン氏はホームページをみた感じではPalmを使っているようですが、HipsterPDAの写真紹介の頁にあるように、5X3カードをクリップにとめたもので、GTDを実践している人が沢山いるようです。

というわけで、私も5X3カードを買ってきて早速使ってみました。



HipsterPDAのテンプレートが2つあるようです。
ここのtemplateの頁からたどってD*I*Y Planner Hipster PDA Editionを利用しています。私のプリンターは古いタイプなので、印刷に手間取りましたが、きれいなデザインで結構気に入っています。
A5タイプのもの、Covyの考え方のフローなども用意されています。
これはPocketModという物らしいですが、A4の紙に表紙やチェックリスト、方眼、カレンダーなどの18種類のテンプレートから8つを選び、レイアウトの欄にドラッグして、原稿を作ったあと印刷し、ビデオの指示どおり折りたたんで1部にハサミを入れ、使う物です。
実験したところ、ちょっとA4よりも長さが短くなりますが、手軽で、見た目もきれいですし、面白いアイデアだと思いました。例えば1週間分をこれで管理するとか、いくつかのタイプを作って複数枚持ち歩くとか。

こんなカードもできたようです。2005.10.26

使い方


1.Project Listに書き出す
  • GTDの手順でいくと、複数ステップのものはProjectと呼んでいますが、最初にCheckListの用紙にProjectsListという見出しをつけ、頭の中が空っぽになるようにすべてのProjectを書き出しました。
業務改善、人材育成、旅行などいくつかの分類項目に分けたほうがリスト化しやすいようです。

2.次に、Project毎に行動を細分化する実行Planを考える。
  • これは、アウトライナーを使ったりマインドマップを使ったりして各Project毎にリストにする 。

3.Plan各項目を次のように区分する
  • まず、実行日が特定されたActionはそのままカレンダーに書く
  • 誰かに委任するものはAgendasに書き込んだあと、委任し、その進捗管理のためにWaitingforListsに書いておく
  • 自分で実行するものはNextActionListsに活動単位ごとに書き出す

一応こんな感じになります。

やってみると私の場合、ProjectsListには70もの項目が書き出され、それを、またProjectシートに1項目ずつ書き出して、Planを書くことになってしまいました。そして、それぞれのPlanには平均5つぐらいのActionから構成されており、自分が行動すべきものをNextActionListに書き出すのは結構大変です。

また、自分のActionではない委任すべき項目は、Agendasに委任先ごとに記入し、さらに委任の進捗を管理するためにWaitingforListに書き込みます。

イメージはクリップで留められるぐらいの厚さだと思っていたのですが、結果としては、写真のとおり、結構部厚いPDAになってしまいました。

HipsterPDAの様式の説明

解説から、主な書式の利用法をまとめてみました。ただし、解説ではA5のものがベースになっていますので、HipsterPDA用のものより詳しく書き込む欄がついているので、HipsterPDA用の書式と一部違いがあるかもしれません。
  • Monthly(月間計画)
    • 月間計画を確認するのに使います。主要な出来事、簡単なTodoリスト、優先リスト、支払い予定などの確認に使用してください。
  • Weekly(週間計画)
    • 週間計画表です。他のNextActionやGTD All-In-Oneなどを見ながら計画してください。
  • Day Keeper(1日の計画)
    • 8時から18時までの1日の行動計画を書き込みます。夜の計画の欄、ノートの欄がついています。
  • GTD All-in-One(GTDオールインワン)
    • カレンダーのページの反対側に使用するために、1つにまとめた様式です。ここにはNext ActionsとWaiting forを書き留める欄があります。これはGTDの方法論に沿った様式ですが、誰でも一般的に使える書式だと思います。(カレンダーと対にするのではなく)右上の欄にGTDのcontext(状況)を書き込んで使用してもよいでしょう。
  • Next Actions(次の行動)
    • GTDの本質、実際に何遂げるべき行動のページです。「オフィス」、「家庭」、「ついでのときに」、「ドライブしたときに」などの状況を示す項目を設定して利用してください。
    • 毎週プロジェクトをレビューするときに、簡潔で行動を促す文で、それぞれの該当する項目のところに次の行動を書き込んでください。
    • 完了したらチェックをつけます。
    • 期限や優先順位を設定してください。
  • Waiting For(フォロー)
    • 誰かへの委任事項のフォローするため、あるいは委任事項の完了を確認するために使用します。
    • 委任した項目、期限、委任先、委任した日付、備考、優先順位などを書き込みます。
    • NextActionと同様に状況を示す項目を明確にして、頻繁に委任事項を確認し、実行されたらチェックをいれます。
  • Agendas(打合せ事項)
    • 誰かと打合せを設定する時に使用します。例えば、次に上司と打合せをするときに、打ち合わせたい議題やアイデアを書き込みます。
    • 打合せの際に、このリストを有効に使えば、相手に良い印象を与えることができます。
    • 少なくとも給料日以外のことは考えていないような従業員にはみえないでしょう。
  • Someday/Maybe(いつか/もしかしたら)
    • 面白いアイデアや計画を思いついたときに書き込むリストです。
    • なぜ面白いと感じたか思い出すために理由を必ず書くこと。
  • ToDo List
    • シンプルなToDoリストです
    • 私は成し遂げる必要のある小さな計画についての小さな様々なタスクをすべて書き込むのに使用しています
    • ここに書かれた項目はNextActionsに移すことができます
  • Covey Roles(1週間コンパス)
    • 7つの週間のフランクリンのプランナーにある一週間コンパスです。自分の役割を明確にし、今週はその役割において何をなすかを記載します。
  • Covey Quadrant(7つの習慣の時間管理のマトリックス)
    • 縦に重要、重要でない、横に、緊急、緊急でないの4つに分けて、重要だが緊急でないという第2象限に集中すべき
    • これは厳密にはGTDではないが、重要で前向きな項目を判断するのを助ける
  • Project(プロジェクト)
    • プロジェクトを引き受ける前に、プロジェクトに素晴らしい成果をもたらすために必要なことを注意深く考え、文章化する必要があります。
    • プロジェクトを引き受けたら、最初のページに、焦点を見失わないために、計画名、期限、目標、内容を書き込みます。
    • 主な担当者、準備、資料など基本的な資源を書き込みます。そして残りの部分に計画のスケッチや内容を書きます。
    • 予算や制限事項は何か
    • 計画に必要な人材は誰か、彼らと接触するための最善策は何か
    • どこで行うか
    • 必要な原材料は何か、そのコストは
    • 残りの欄にはプロジェクトに関連する要件(レンタルするもの、分宇諸業務、許認可、著作権のクリア)に使用する
  • Checklist(チェックリスト)
    • いろいろな作業についてのチェックリストを記入します
  • Shopping(買い物)
    • 買い物予定のリスト
  • Finances(収支)
    • 簡単な収支を書く書式です。見出しごとの収支の確認にもつかえます
  • Notes(ノート)
    • ノートとして使えます
  • Matrix(表)
    • いろいろな表に活用する様式で、記録等に使います。
  • Contacts(連絡先)
    • 連絡先の詳細を描き込みます