• 学籍とは
• 基礎データの入力
• 住所データの入力
• 異動データの入力

学籍とは

　学籍とは、生徒が「学校に籍を置いている」ことを示すものであり、事務室で保管されている「学籍簿」のデータのイメージである。生徒氏名・住所・連絡先・保護者氏名等の個人データである。学籍管理はシステムの名称からも、このシステムの中心的機能である。システムにおける学籍データはこの「学籍簿」のデータ＋指導要録（様式１）の表といったものになっている。

基礎データの入力

　入力メニューは[学籍管理システム]-[全学年処理]-[学籍基礎データ入力（担任）]-[基]

学籍基礎データ入力画面

　一件ずつ入力するのはかなりの手間がかかるので、通常は CSV 入力を利用する。メニューは[マスタ管理]-[学籍基礎マスタ]。ただ、本来学籍簿は事務室で管理するものであることから、このデータ入力も事務室で行われるべきものであろう。

　生徒はその後変化するさまざまな状態（学年・クラス、休学・退学・卒業、住所変更、氏名変更）に対して、最初に入力した「学籍番号」をユニークなキーとして処理される。すべての処理はこの学籍番号を元にしていること、システムを使い続ける限り卒業後も同じ番号で処理されることから、学籍番号は最も重要な番号の一つである（年度をまたぐコード参照）。どのデータが調査書や指導要録に反映されるのかは調査書・指導要録の項参照。

　システム上の扱いとしては、生徒（在校生・新入生）は「クラスに属する存在」として入力・更新されるため、入学後や進級後の所属クラスが確定していないと画面上からは処理できない（学籍番号で生徒基礎データを呼び出すメニューはない）。

住所データの入力

　住所データの入力メニューは[学籍管理システム]-[全学年処理]-[学籍基礎データ入力（担任）]-[住]

住所データ入力画面

　基礎データと同様、一件ずつ入力するのは手間がかかるので CSV 入力を利用する。学籍住所データで入力できる。住所データは有効期間の開始の日付をキーとして処理され、変更があっても履歴が残る（生徒本人の住所。保護者の住所は最新のものだけが残る）。CSV 入力時では必要ない（チェックされない）有効期間の終了日も本来必須項目なので、画面上で変更する場合などは終了日（卒業予定年度最終日など）を設定する必要がある。

　このデータの扱いも、システム上では「クラスに属する存在」として入力・更新されるため、入学後や進級後の所属クラスが確定していないと画面上からは処理できない。

異動データの入力

　異動データの入力メニューは[学籍管理システム]-[全学年処理]-[学籍基礎データ入力（担任）]-[異]
　異動データとは、休学や留学などがあった場合その期間・事由のことである。退学・転学・卒業は基礎データで変更する。