Thinking about... Backyard Lab.

　クリアホルダーを使っているのは、現在進行中の仕事（フロー業務）の管理です。基本的に1仕事＝1クリアホルダーとして、その仕事に関連する書類を1つのクリアホルダーに突っ込んでいます。私の仕事では、ほとんどの案件が紙の文書でやってくるので、この方法が便利なのです。
　書類を入れたクリアホルダーは、以前はブックスタンドに立て、机上に置いて管理していましたが、見栄え重視＆机の上からノイズになるものを減らすという観点から、現在はブックスタンドごと深めの引き出しの中に入れてしまっています。そのため、机の上に置いているときは縦長で管理していましたが、現在はクリアホルダー自体を横長置きにしています。
　クリアホルダーは、大きく「今日」「待ち」「今週」「来週」「来月」「済」の６つに区分し、それぞれ仕切（色の付いたクリアホルダーに厚紙を入れ、インデックスを貼り付けたもの）によって区分しています。それぞれの具体的な内容は次のとおり。

* 今日
o 少なくとも一部でも今日やる必要がある仕事。
o すべて完了すれば、「済」に移動。
o 今日やるべき部分が完了すれば、「今週」に移動。
o 誰かに依頼すれば、「待ち」に移動。
* 待ち
o 誰かに依頼したもののうち、今日中にはレスポンスがあると思われるもの。
o 自分でもやる作業がある場合は、「今日」に入れる。
o 今日中にレスポンスがないようなら「今週」に入れる。
* 今週
o 今週中にやる必要がある仕事。
o 「今日」の中が一つもなくなったら、「今週」の中にあるものを、適宜「今日」に移す。
* 来週
o 来週以降にやる仕事。
o 原則として、手は付けない。
* 来月
o 来月以降にやる仕事。
o 原則として、手は付けない。
* 済
o 作業が終了したもの。基本的にストック。
o ある程度貯まったところで、共有文書として保管するか、手持ちの資料とするか、捨てるかする。

　出社してきたら、「今日」「待ち」「今週」の中を念のため確認し、問題がなければ、「今日」の中のものだけを机の上に出し、ざっと眺めてどれから手を付けるか決め、それ以外のものはノイズになるので引き出しにしまってしまいます。着手した作業が終了したら、そのクリアホルダーを適宜の場所に入れ（今日やるべき仕事が終わったのなら「今週」、完了したのなら「済」など）、新たなクリアホルダーを「今日」から抜き出して作業します。
　新しい仕事が来たら、すぐに対応すべき点はその場で対応し、それが済んだらクリアホルダーに入れ、追加作業の要否や期限等に基づき、6つの区分のどこかに入れます。
　「今日」「待ち」「今週」は、時間があれば一日に何度か確認し、優先順位を入れ替えるようにしています。
　業務が終了したら、「今日」から「来月」まで一通り目を通し、必要があれば区分を変更した後、明日やるべきことを確認して「今日」に移してから帰ります（時間がないときは翌朝の最初にやることもありますが）。
　「済」については、時間がある時に整理します。ほとんどは部署の共有文書として保存されますが、その必要がないもので、個人的に持っておきたいものは個人資料として保管し、それ以外のものは廃棄します。

　だいたいこんな感じです。文章でかくと分かりづらいですが、そんなに大したことはしていません。前にもちょっとお話ししましたが、GTD+Rをクリアホルダーでやっている感じです。

　私がタスク管理にクリアホルダーを使っている一番の理由は、何と言っても「仕事のほとんどが文書で降ってくる」からにほかなりません(^^; 仕事がメールなどを中心にペーパーレスでやってくれば、多分異なるやり方で管理していたと思います。
　クリアホルダーによる書類の管理は、昔からよく行われていた、「封筒による書類管理」と本質的には変わりません。ですから、クリアホルダーではなく、封筒による書類管理、という方法もあり得ると思います。
　クリアホルダーが封筒より便利なのは、「中身が見える」「頑丈」「出し入れしやすい」という点です。現在進行形の書類を管理するにはうってつけと言えるでしょう。
　弱点として、「封筒よりコストがかかる」という問題がありますが、作業中の書類だけをクリアホルダーで管理し、処理済みのものは封筒なりバインダーなりで管理することとすれば、クリアホルダーを再利用でき、無制限に増えることもなくなるため、コスト的には大きな問題は生じません。最近は、100円ショップで10枚100円で買えるようにもなったので、コスト的な問題はほぼなくなったと言っていいと思います。

　先日ご紹介したクリアホルダーによる書類管理の補助システムとして、「スタッキングトレイ」を使用しています。
　ポイントは、トレイを2段にしていること。
　上段のトレイは、いわゆるInBoxとして使用します。自分の手元に届いた書類は、すべて一時的にこのトレイに入れてもらうようにしています。
　下段のトレイは、「とりあえず」置き場です。
　InBoxに入れられた書類は、可能な限りすぐに目を通し、その場で「すぐ処理する」「とりあえず置いておく」「捨てる」の判断をします。このうち、「とりあえず置いておく」ものを置いておくのが、下段トレイです。
　とにかく、急ぎ処理する必要がないものは、みんな下段トレイに突っ込みます。即座に捨てる判断ができなかったものも、とりあえず入れてしまいます。
　後で時間が出来たとき、下段トレイのものを引っ張り出して、じっくり中身を確認し、クリアホルダーに入れて業務フローに入れるなり、資料として保存するなり、捨てるなりを行います。
　上段と下段に分けることで、自分がまったく目を通していない書類がすぐに分かり、作業漏れの可能性が低くなります。
　また、緊急案件の書類については、すぐに対応しないと命取りとなるので、InBoxに入った書類はできるだけ早く目を通すことが必要ですが、InBoxを常にきれいにしておけば、新しい書類が来てもすぐ分かりますし、「すぐに元のようにきれいにしなければ」という意識も自然に働くように思います。

　机の上には、A6サイズリングノートを利用したタスクリストを立てています。そのままでは立たないので、100円ショップで購入した写真立て掛け用の木製スタンドを使用しています。
　1日1ページで、その日のタスクを書きます。ここに書いてあるのは、基本的に今日やる仕事、すなわち先日の区分であれば、「今日」及び「待ち」に入っている仕事の一覧です。「今日」の仕事は上から、「待ち」の仕事は下の行から書くようにして、人目で分かるようにしています。
　書類は原則引き出しの中にしまっており、瞬時に今日やるべきことを把握することができないので、それを補完するためのものです。
　また、書類を作るまでもないちょっとした作業で、忘れるといけないものについて、ここに直接タスクとして書き込んで済ませてしまうこともあります。特に、翌日以降にやることなどを、次ページ以降に書いておくことが多いです（当日やることなら、書かずに即座にやってしまえばいいので）。
　作業が終わったものについては、線を引いて消します。ノートという形態なので、古いものをそのまま作業履歴として残しておくことも可能です（それほどその必要性を感じていませんが）。

　机の上にA5ノートを置いておき、メモとして使っています。基本的には何でもメモなのですが、一番多い用途は電話メモです。それ以外にも、後で参照しそうな情報や、言った言わないが問題になりそうなことは書くようにしています（本当に問題になりそうなことは、改めて文書としてメモを起こすことが多いですが）。
　実際のところ、殆ど見返す必要は生じないので、インデックスなどは作成していません。

　机の上の右奥の方に、A3サイズくらいのホワイトボードを立て掛けています。これは、基本的には緊急メモ取り用として置いているのですが、常に机上にあり、目立つものなので、とにかく絶対に忘れてはいけないような重要な案件があれば、ここに赤で書くようにしています。
　メモとして書いたものについては、タスクであればA6リングノートのタスクリストに、メモであれば、メモ用のA5ノートに転記した時点で消しています。ノイズが増えると重要案件が目立たなくなってしまうので。

　前にもお話したとおり、アドエスは強力なリマインダーとして使っています。タスク管理というよりは予定管理の色が強いのですが、とにかく期限があって忘れてはいけないものを強制的に思い出させるツールとして、常に携帯している＆いろいろなアラームがセットできるアドエスは、非常に便利です。

• 2009-01-06 アドエスはリマインダーとして使っている

　昨年末に、ActiveSyncと決別したアドエスですが、実のところそんなに困った感がありません。まあ、そもそもこの半年の間、まったくActiveSyncしないで過ごしてきたわけですから、今更ActiveSyncできなくても大きな問題がないのも当然ですが(^^;
　では、どうしてActiveSyncできなくても困らないのか。今回のことを契機に、ふとそんなそもそも論の部分を考えてみました。
　結局、現時点における私のアドエスの使い方が、予定の管理というより、もっぱらリマインダー用途であることが大きいと思われます。単なるリマインダーであれば、PCの大画面で予定を確認する必要はあまりありませんし、リマインドすべき用件が済んでしまえば情報を保存しておく必要も少なくなります。つまりはアドエス単体で運用しても大きな問題は生じないわけです。
　その辺に関する過去記事はこちら。

　アドエスでの微妙な予定・タスク管理 - Thinking about...
　現在のタスク・情報管理ツールとりあえずのまとめ - Thinking about...
　紙の手帳にないPDAの利点＝リマインダー - Thinking about...

　具体的にどのようにリマインダー使用しているのかについては、上の記事にも書きましたが、大きく2種類の方法があります。
　 1つは、忘れてはいけない予定を予定表に書き込み、それにアラームを設定する（5分前など）方法。アラームを設定しておけば、マナーモードでも震えてお知らせしてくれます。アドエスはケースに入れて腰のベルトに常に付けているので、十分リマインダーとして機能してくれます。
　時間になるとメールを送ってきてくれるサービスもありますが、時間になる前でもすぐに画面で予定を確認できること、アラームの再設定（5分後にもう一度鳴らすなど）が簡単にできることなどから、メールサービスより優れていると思います。
　もう1つは、後でやる（主として帰宅してから行う）作業をタスクとして「仕事」に登録する方法。こちらは基本的にアラームはかけません。ただ、帰る途中でコンビニなどで何か買って帰らなければいけないときなどは、到着する時間に合わせてアラームをセットすることもあります。

　私の場合、業務に関連する情報が、日々、大量の書類として手元にやってきます。その中には、必ずしも自分の直接の業務にとっては重要でない資料が含まれている場合もあります。それらは基本的には必要ないものですが、かといって即座に捨ててしまうのも気が引けます。
　そこで、そういう資料を廃棄するために、「仮ゴミ箱」を用意しています。具体的には、机の引き出し1個を使い、とりあえずいらなそうな紙はそこに入れてしまいます。引き出しが一杯になったら捨てた紙を取り出し、ざっと再確認して問題なければ廃棄します。こうすることで、あまり心配せずに書類を廃棄できるようになりました。

　有名な「超」整理法の凄いところは、いわゆるフロー情報とストック情報を一元管理し、時間の経過とともにフローが自動的にストックとなっていくという仕組みを非常に簡単に構築している点です。
　これはとても素晴らしい方法だと思いますが、残念なことに、私の場合、うまく機能させることができません。私は、フローとストックを完全に分離して管理しています。
　私のように、組織の一員として仕事をしている場合、書類は、フローである間は手元にあるものの、処理されてストックされる段階になると、組織の共有文書となって手元から離れて管理されてしまいます。つまり、フローとストックの間には、原則として不連続面があるわけです。このような状態で、「超」整理法のような、フローとストックに区分を設けないシステムで管理しようとすると、逆に不便なのではないでしょうか。
　フローは個人で、ストックは組織でそれぞれ管理するような場合には、それぞれ別個のシステムを使用した方が、より効率的だと思います。

　先日述べたとおり、組織人としては、フローとストックは別に管理するしかないと考えています。フローは基本的にクリアホルダーで管理しているところ、ストック情報をどのように管理するか。
　まあ、組織的なストック情報の管理は組織にお任せするとして、個人的なストック情報の管理には、私は封筒によるダブルインデックス方式を使っています。
　封筒の表面に、メインのカテゴリとサブカテゴリ、2つのインデックスを記載し、日付と文書名を書いて、書類を突っ込み、横向きに立てて、五十音順に引き出しの中に並べています。
　分類することに批判的な意見もありますが、私の場合は自分が扱っている業務の範囲が比較的狭いこと、ほとんどの資料は組織の共用文書となるので、個人的に保管しておく必要がある書類が少ないこと（引き出し1個分で十分足りています）などから、インデックスを付けた方が管理し易いようです。
　どうしても分類しづらいものは、とりあえず封筒に入れずに投げ込んでおき、時間ができたときに再度評価するということもありますが。

　先日、タスク管理補助システムとして紹介した「タスクリスト」ですが、今回、実際の自分の運用を改めて振り返ってみて、このタスクリスト、常に目に入っている必要はなく、見たいと思ったときに確認できれば十分なのではないかと感じました。
　であれば、紙の形で机に置いておく必要はなく、例えば、PCのファイルにしておいて、デスクトップ上のショートカットやショートカットキーで開くだけでも十分なのではないかと。
　具体的にどんなツールを使うかなどは考えていないのですが、ちょっと検討してみてもいいかな、と思います。例えば、Excelでタスクリストとか、例えば、Check*Padとか、例えば、EM・ONEやアドエスのTodayに表示とか。

　やるべきことをきちんとやるためには、大きく2つのことが重要だと思います。
　1つは「やるべきことを忘れない」こと。そのために、最近、予定表やタスク管理システム、リマインダーなどを組み合わせ、自分としては一定の成果が出てきていると思っています。
　もう一つ大事なのは、「やる気を出させる」こと。これは今でもいろいろ苦労しています(^^; 基本的にスロースターターであり、嫌なことはなるべく先に延ばしたがる性分なので(^^;
　タスク管理システム上の工夫としては、期限は先でも早めにやった方がいいと思う仕事を、あえて「今日」の区分に入れてしまうということをやっています。もし、気分が乗らずに手を付けなかったとしても、そこにあるというだけでプレッシャーになるものです(^^;
　他には、「とにかく最初の一歩を小さくする」というのもよくやります。タスクをできるだけ細分化し、最初にやるタスクを小さくして、心理的抵抗を減らすという方法です。
　「上司に「やる」と宣言してしまう」という方法も使います(^^; 言ってしまった以上、やらないわけにはいかないですから。

　先日もお話しましたが、私は仕事の書類をタスクごとにクリアホルダに入れて、ざっくりとした時間軸に区分して管理しています。
　この方法は、自分的にはなかなかうまく機能しているのですが、ちょっと問題なのが、原則として時間軸で管理しているため、業務改善のような期限が決まっていない業務について、ついつい疎かになってしまうこと。
　強制的に期限を設けるとか、今日やるべきタスクの中に突っ込んでおくとか、いろいろ考えたのですが、そもそも「あまりやりたくない」という気持ちがあって先送りしているので、ついつい手つかずになってしまっていました(^^;
　何とかいい方法がないだろうかと思い、はたと閃いたのが次の方法。

1. 「プロジェクト」という仕切を作り、いつかやりたい仕事を入れる
2. 1日1回（できれば朝）、「プロジェクト」の中のものをすべて出して、各々について「今日何ができるか」を考える
3. 思いついた「今日できること」をタスクとして、今日中にやる

　別段、何が新しいというわけではないのですが、ポイントは、1日1回できることを考えるということ。要は、GTDで言うところの「次に行うべきアクション」を考える時間を強制的に設けるということですね。始めるための敷居を低くするための方策でもありますし、毎日少しずつでもやっていればいつかは終わる、という考え方でもあります。
　まあ、まだ始めたばかりで習慣化していないところ、今後どう転ぶか分かりませんが、自分としてもうまくいってくれることを期待しています(^^;

　実際のところ、予定・タスク管理をアドエスでしているのか、と言われると、結構微妙です(^^;
　会社における仕事の予定は、部署内でとりまとめて作成している予定表があり、それを印刷して確認しているので、いちいちアドエスに入力していません。自分の予定だけならともかく、他人の予定までいちいち入力してられませんし。
　また、タスクについても、仕事のタスクは、クリアホルダに入れた書類＆タスクリストによる、カムアップ方式に準じた方法で管理しているので、やはりどうしてもアドエスが必要ということはありません。
　それでもアドエスは、予定・タスク管理になくてはならない存在です。では、実際何に使っているのかということですが、具体的には以下のようなことに使っています。

* 仕事以外の予定・タスクの管理
　仕事以外の予定はほとんどないので(^^; タスクの管理がメインです。まあ、管理というより、やらなければならないこと・やりたいことの備忘録として、メモ的に使っています。
　 SpbDiaryのおかげで、Today画面からすぐに入力できる状態になるので、備忘メモとして記録するのに便利です。また、入力の際に開始日を設定しておけば、その日まで表示されなくなるので、それまで忘れておくことができるというのも、SpbDiaryのようなカムアップ方式の利点です。

* アラームをセットしておくべき案件
　結構仕事が慌ただしくて、重要な用件を忘れそうになることがありますが、そういった場合には、事前にアドエスに入力し、アラームをセットしておけば、忘れていても思い出させてくれます。これのお陰でどれだけ助かったことか。
　もちろん、音を出すわけにはいかないので、常にアドエスを腰に付け、マナーモードにして振動で分かるようにしてあります。昔のPDAは、バイブレーションによるアラーム機能がなかったのですが、スマートフォンになって、バイブレーションが常備されるようになったことは、個人的には大歓迎でした。

　・・・何だかたいした使い方をしていませんが、でも、どちらもないと困る機能です。
　しかし、ある意味、アドエスは予定・タスク管理のサブシステムと言えなくもない状態ではあります。要は、カムアップ型のタスク管理システムとアラームがあればいいわけなので、普通の携帯でも工夫すればできるような気はしますね(^^;

　最近、タスク管理や情報管理にいろいろなツールを使っています。それはそれで、一応、業務も問題なく回っていますし、それなりに満足もしています。しかし、いろいろなものを取り入れた結果、必ずしも体系的とは言えない状態になっていることは事実です。また、「一応、それなりに」満足している状況でしかなく、より良い仕事をするためには、もう一工夫必要なのではないかと感じています。
　そこで、一旦、現在の状況を棚卸しし、穴がないか、余剰がないかなどを検討してみたいと思います。
　書き出すことにより、全体を俯瞰し、システムが整理されればいいのですが。
　まずは、使っているツールをリストアップしてみると、こんな感じ。

■使っているツール
* 机回り
o メモ管理
+ メモ用紙
+ A5リングノート
o タスク（フロー）管理
+ A6リングノート
+ クリアホルダー
o 資料（ストック）管理
+ 封筒
* モバイル
o RHODIA No.11
o 付箋
o モールスキン・ジャーナル
o 「超」整理手帳
o アドエス
o EM・ONE

　何だか、いろいろ使ってますね(^^;
　続いて、それぞれどのように使っているかを確認。

■メモ用紙
　机にいるときに、何かメモする必要があれば、すべてこれを使います。電話応対、仕事の指示、アイデアメモなど。とにかく、何か書く必要があれば、まずはこのメモに書き込み、必要に応じて何かに転記しています。書き込む際は、日時を忘れずに書くようにしています。
　消耗品ということもあり、ミスプリ用紙の裏を、２つに裁断しA5サイズにして使っています。以前はさらにもう一度裁断し、A6サイズのメモとして使っていたのですが、書き込む欄が狭いのと、裁断するのが面倒になってしまい、A5サイズとしています。

■A5リングノート
　メモのうち、今後も使用する可能性があるもの、やり取りを記録として残しておいた方がいいと思われるものなどを、転記しています。管理は「超」メモ術の方法によって行っています。
　以前は、上のメモ用紙を使わず、すべてこのノートにメモすることから始めていました。電話のやり取りなどをすべて記録できるという点では便利だったのですが、あまりに不要な情報が多くなってしまうこと、ノートよりメモの方が、書く体勢を作るまでの時間が短いことから、現在のように重要なものだけをメモするようになりました（すべてのメモを残しておくというのも、捨てがたい選択肢ではあります）。
　現在のところ、リングノートである必要はないのですが、すべてのメモをノートに取っていたとき、開いたままにしておけるのが便利で購入したものが残っているので、そのまま使っています(^^;

■A6リングノート
　１日１ページとして、日々のタスクリストを書いて、机の上の写真立てに立てかけています。仕事に関するその日のタスクは、これを見ればすべてわかるようにしています。
　タスクリストを見えるようにしておくだけであれば、ノートでなくてもいいのですが、ある程度重さがある方が安定していることと、日々のタスクの履歴が残せるので、ノートを使っています。

■クリアホルダー
　作業中の書類を、仕事別に入れて、ブックスタンドに立てて保管しています。「今日使うもの」「明日以降使うもの」「処理済み」の３つに仕切り、整理しています。

■封筒
　後で使えるかもしれない資料を、角２封筒に入れて管理しています。管理方法は、ダブルインデックス方式です。

■RHODIA No.11
　黒いビニールカバーを付けて、ワイシャツのポケットに入れています。基本的には、手元に何もないときの緊急用メモとして使っています。何かに転記した時点で、メモは廃棄します。

■付箋
　ロディアのカバーの裏側に何枚か付けています。最も活用するのは、携帯電話で電話をしながらメモするときです。肩で携帯を挟んで、左手を空けてメモを持つということができないので、とにかくどこにでも貼り付けて、片手でメモできる付箋は、自分にとっては必要不可欠です。

■モールスキン・ジャーナル
　外の会議に出席する際の、メモ取り用です。状況によって、必ずしも机がある席に座れるとは限らないので、表紙が硬く、膝に乗せて書くことができるモールスキン・ジャーナルは便利です。

■「超」整理手帳
　A4文書の持ち運び用ツールです。紙で持ち運んだ方が便利な資料を挟んでいます。
　「超」整理手帳の一番の特徴である、蛇腹式スケジューラは使っていません。うちの部署では、全員の予定をまとめた予定表を作成しているため（単なるExcelファイルではありますが(^^;）、それを印刷して「超」整理手帳に挟んでおく方が効率的なので。

■アドエス
　予定管理の一部を任せています。使用ソフトは、SpbDiary＆PocketInformantです。
　部署全体の予定は紙に印刷して持っているので、アドエスには、自分に関する予定や、忘れてはならない予定を入れて管理しています。アラームをセットし、リマインダーとして使うのがもっぱらです。ToDoも入れていますが、作業タスクリストは別に紙のものがあるので、プライベートなタスクや、リマインダーをセットしたいタスクのみを入れています。
　また、PapeCaleを使って、簡単な日記を書いています。今まで日記は長続きしなかったのですが、アドエス＆PapeCaleで日記を付け始めたところ、何とか３ヶ月以上続けることができました。自分でも驚いています。

■EM・ONE
　Tomboを利用し、様々なメモを取っています。ブログ原稿もそうですし、単なる思いつきメモもこれにまとめています。

　以上、俯瞰してみると、いろいろ思うところもありますが、一番感じるのは、業務に関する情報とプライベートな情報が、別々のシステムで管理されているということです。家に仕事を持ち帰る必要がないので、これでも特段の問題はないのですが、おかげで１つの項目に２つ以上のツールを使っていることも事実。
　何とかもう少しうまく整理できるといいのですが。