ビジネスメールの書き方

メールの件名はメールの顔となる部分です。件名はいわばメールのキャッチコピーのようなもの。件名の書き方次第では、読んでもらえないことがあるかもしれません。それほど重要な部分となりますので件名を書く時には十分考えることが大切です。

件名はメール本文の内容がわかるものでなければなりません。［例文１］のような件名では、メール本文の内容はイメージがつきません。受信者によってはスパムメールと間違う人もいるでしょう。

［例文２］のような件名であればメール本分の内容がおおよそイメージすることができます。このように具体的な言葉で件名を書くことが大切です。メール本文の見出しのように書くと良いでしょう。

具体的な件名にすることのメリットはメール本文の内容がわかることだけではありません。あとでメールを探す時にも件名が具体的なものだと探しやすくなります。受信ＢＯＸにあるメールの中に、似たような件名のメールが多いと、探しているメールがどれなのか判別がつきません。１日に受け取るメールの数は、多い人で数十件から数百件になります。数百件の中から読みたいメールをすぐに探しだすためには、件名が具体的である必要があるのです。

さらに件名を考える上で、相手がどのようなメールを受け取るかを考えておくと良いでしょう。例えば大型店舗の仕入れ担当者であれば「２月１日ご注文商品発送のお知らせ」という件名が、各仕入れ先から数十件送られていることもあるでしょう。このような相手にメールを送る場合は［例文３］のように店名を加えるなど、他店と区別しやすくすると受信ＢＯＸから探しやすくなります。

また定期的に送るメールであれば［例文４］のように、毎回同じ件名にして日付だけを変えるようにすると探しやすい件名となります。


［例文１］
こんにちは


［例文２］
２月１日ご注文商品発送のお知らせ


［例文３］
２月１日ご注文商品発送のお知らせ（吉田商店）


［例文４］
営業部会議議事録（３月１日）

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