ビジネスメールの書き方

メールで依頼を断る場合、言葉に気をつけないと相手の気分を害してしまう場合があります。「〜できません」と返信をすると素っ気無く突き放された感じがするため、受け取った相手は残念な気持ちになったり、怒りをおぼえたりしてしまいます。

「１０時にお会いできますか」と質問されて、「１０時に会うことはできません」と返信するのではなく、「１０時に会うことは難しいですが、１１時ではいかがでしょうか」というように代替案が提示されていることが印象をよくするポイントです。仮に相手の都合が１１時では無理で、結果として会うことができなくても、会う気持ちがあることを伝えることができたので、悪い印象はなくなります。無下に「できません」と伝えるよりも、「できませんが、〜ならどうでしょう」という返事のしかたをおぼえておくと良いでしょう。

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