ビジネスメールの書き方

メールで書く文体にはフォーマルなものとカジュアルなものがあります。フォーマルな文体とは［例文１］のように、かしこまった表現で、丁寧語、尊敬語などを多用し、書き言葉が多い表現のことです。一方、カジュアルな文体とは［例文２］のように、堅苦しくなく、話し言葉などの表現のことです。

メールにおいてはどちらが文体として正しいということはありません。メールを送る相手がどのような人か、また送るメールの内容がどのようなものかによって、フォーマルな文体にするかカジュアルな文体にするかを判断する必要があるでしょう。

金融機関などに勤務されている人とメールをやりとりすると、比較的フォーマルな文体でメールのやりとりをする傾向があります。またマスコミ関係の人などはカジュアルな文体でメールのやりとりをする傾向があるようです。

また自分より年配の人であったり、出会って間もない頃であったりする場合はフォーマル、そうでない場合はカジュアルというようにＴＰＯに応じてフォーマルとカジュアルを使い分ける必要があります。

相手がフォーマルな文体でメールを書いているのに、こちらはカジュアルな文体だと“失礼”な印象や“軽い”印象を与えてしまいます。逆に相手がカジュアルな文体でメールを書いて、こちらがフォーマルな文体だと“堅苦しい”印象や“難しそう”な印象を与えてしまいます。


［例文１］
商品お問い合わせの件でご連絡させていただきます。

先日お問い合わせいただきました「○○」について、
詳しい内容の資料を添付致しましたので、
ご確認の程、宜しくお願い申し上げます。


［例文２］
質問の件で連絡です。

先日質問のあった「○○」について、
資料を添付したのでご確認ください。

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