ビジネスメールの書き方

送信先の基本形は

　「会社名」 ＋ 「姓名」 ＋ 「敬称」

で、［例文１］のように書くのが基本となります。
堅い業界の人に宛てたメールや、初めてメールを送る場合などは、基本形で宛先を書くことが必要ですが、関係が親しくなってきたり、相手の職業がカジュアルな業界であったりする場合には［例文２］のように書いても問題ないでしょう。

また関係が親しくなるつれ、「鈴木様」→「鈴木さま」→「鈴木さん」というように、社名を省いたり、「様」から「さま」に変えたり、徐々にカジュアルな書き方に変えていくと親近感が伝わるようになるでしょう。毎回かしこまったメール文は自分も相手も堅苦しくなってしまうので、関係の親密度に応じて少しずつ親近感のある文章にすると良いでしょう。

ただし、こちらからいきなりカジュアルな書き方をすると、「失礼な人」、「軽い」という印象を与えてしまいます。どのタイミングで変えていくかは「相手が変えたあと」が無難でしょう。相手が今まで「田中様」と書いていたのに、ある日を境にして「田中さん」に変わったら、こちらからのメールも「鈴木様」から「鈴木さん」に変えていくと良いかもしれません。

また担当者の名前がわからず、会社宛てにメールを送る場合は［例文３］のように書きます。たまに［例文４］のように書いているメールを見かけますが、送信先が会社名の場合は「様」ではなく「御中」としましょう。


［例文１］
株式会社いろは商事
鈴木　様


［例文２］
いろは商事　鈴木さん


［例文３］
株式会社いろは商事　御中


［例文４］
株式会社いろは商事　様

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