ビジネス会議のルール　〜会議のやり方・進め方〜

ここまで、会議の準備について説明してきましたが、その他に準備しておきたいツールや環境についても触れておきます。

会議での議論を見える化するためのツールとして、ホワイトボードやプロジェクターなどがあると良いでしょう。発言や議論の内容が見えることで会議が活発になるからです。また会議では、全員が配られた資料を見たり、それぞれがノートをとったりすることをしてしまうと、議論に集中できなかったり、議論の理解がバラバラになってしまうことがあります。可能であれば、議論はホワイトボードやプロジェクターで写しながら進め、参加者は議論に集中できるようにすることが大切です。

また機器類については、事前に動作するか確認をしておくことが望ましいでしょう。会議が始まってから、動作しないことに気付くと、会議の進行に影響してしまいますし、参加者にもストレスを与えてしまいます。プロジェクターが映らない、電話会議で通信ができない等がないよう注意が必要です。

そして会議の場があまりに堅苦しい雰囲気だと、参加者からの積極的な発言を引き出せません。できるだけリラックスできる環境にする演出が必要です。例えば、飲み物やお菓子の持ち込みをすると雰囲気が和やかになるでしょう。

□ルール２０　議論を見える化するツールを準備する

□ルール２１　リラックスできる演出を考える

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