ビジネス会議のルール　〜会議のやり方・進め方〜

議題とゴールを検討したら、次にどのようにゴールまで進むのか、進め方について検討が必要です。議題とゴールが検討されただけでは、出発地点と到着地点が検討されただけです。出発地点から到着地点までの道はいくつもあり、どれが最適なのか、どれが一番短時間で到着できるのか等、検討が必要です。

例えば、「Ａ案とＢ案のどちらかを決める」というゴールに対して「参加者全員でＡ案とＢ案のそれぞれメリットとデメリットを挙げ、顧客にとって有益な案を選択する」、「Ａ案とＢ案の品質の優劣を比べ、品質の良い案を採用する」、「Ａ案を支持するグループとＢ案を支持するグループに討議してもらい、最終的にマネージャーに一任する」などの進め方などを検討しておくのです。

また、何かを決定しなければならない議題であれば、評価したり判断したりする基準についても事前に検討しておきましょう。例えば、「品質」、「コスト」、「納期」、「機能性」、「デザイン」などの基準を事前に検討しておくことで、決定のしやすい環境を整えておくのです。

注意しなければならないのは、この進め方が会議の参加者や関係者に納得のいくものでなければなりません。参加者が納得するかどうかは、決定された内容よりも、むしろ進め方の問題が大きいと言われています。ですから進め方が納得のいかない決定は実行力が伴いません。納得しない結論に対してやる気が起きないからです。

□ルール７　参加者が納得する進め方を検討しておく

□ルール８　決めるための基準を検討しておく

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