ビジネス会議のルール　〜会議のやり方・進め方〜

会議の目的が明確になったら、次は議題を検討しましょう。議題は必ず目的を達成するための議題でなければなりません。

例えば、会議の目的が「新しく発売する車名を決める」であれば、「今月の営業報告について」という議題は関係が薄いため議題としては不適切です。また「車体価格について」という議題は、車体価格が高く、その価格に見合った車名が必要ということであれば、議題としては適切かもしれません。しかし、「車体価格について」という議題を加えることで、参加者の人選が変わってしまったり、議論が長引いて結論がまとまらなかったりすることで、肝心な「新しく発売する車名を決める」という議題を話し合えなくなってしまうのであれば議題から外す必要があるでしょう。

また参加者側から話し合いたい議題の要望もあるかもしれません。ですから議題については、参加予定者から事前に要望を確認しておくと良いでしょう。
さらに議題についてはあらかじめ順番を検討しておくことも必要です。急いで議論をしたいものや重要度の高いものから始めることが大切です。会議の後半に重要事項の議論を行うと、集中力が鈍っているため良いアイデアが出てこない可能性があるからです。

議題を検討したら、ゴールもセットで検討します。１つの議題には必ず１つのゴールを設定しましょう。ゴール設定とは、議題をどこまで検討し、何をアウトプットするのかを決めることです。もしゴールが設定されてなければ、参加者がそれぞれ別々の話をし始めてしまい話がまとまりません。ですから全員が同じ方向に向かって話をするよう、ゴールを設定するのです。

そしてゴールについては、できるたけ具体的なゴールにすることが大切です。あいまいなゴールでは、人によって到達したのかどうか判断が分かれてしまうからです。例えば「良いアイデアを出す」というゴールだと、「良いアイデア」かどうかは人によって判断が異なってしまいます。ですからゴールとしては不適切でしょう。それよりも「アイデアを１０個出す」、「Ａ案とＢ案のどちらにするかを決める」などのように、客観的に到達したかどうかがわかるゴールが良いでしょう。

もしゴールが「アイデアを１００個出す」というものであれば、上司がいないほうがたくさん出るかもしれません。また「ゴール」が「○○を決定する」というものであれば、決定する立場の人がいなければゴールを達成することができません。ゴールによっては、参加者の人選も変わってくるかもしれません。ですからゴールは明確に設定しておきましょう。

さらに会議の開催回数や会議の時間に応じたゴールの設定をしなければなりません。ゴールまでの距離が長すぎると時間内にゴールまで到達できなくなるかもしれないので、時間や開催回数に応じて適切なゴールを設定しましょう。

□ルール４　議題は目的を達成するためのものにする

□ルール５　議題とゴールはセットで検討する

□ルール６　ゴールは具体的・定量的なものにする

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