ビジネス会議のルール　〜会議のやり方・進め方〜

会議には必ずアジェンダを用意します。アジェンダとは会議の全容が書かれた進行表のことです。アジェンダには準備段階で検討・決定した

・目的
・議題
・ゴール
・進め方
・評価・判断の基準
・時間配分
・参加者
・ルール
・開催日時
・開催場所
・配布資料

など、会議の全容を記載しておきましょう。

そしてアジェンダは事前に周知するようにしましょう。事前にどのような内容なのかがわからないと、参加者それぞれが別々の考えを持って参加することになります。当日になって議題を知るよりも、事前に知っていれば会議で発言する内容を準備したり、発表する資料を作成したりすることができるでしょう。

またアジェンダ以外にも資料があれば、できるだけその資料も事前に配布しておきましょう。そしてその資料は誰が会議に持参するのかを明記しておくと良いでしょう。もし参加者自身に持参をお願いする場合は、うっかり忘れてくる人がいることも想定しておいたほうが良いでしょう。もし会議が始まってから、忘れたことに気付き、取りに戻るために時間がかかるようであれば、主催者が持参するようにしたほうが良いかもしれません。

さらに、前回にも会議を開催していれば、前回会議の議事録も配布しておくと良いでしょう。議事録には宿題が記載されていますので、参加者は自分が担当する宿題について報告の準備ができるからです。

□ルール２４　アジェンダ、前回議事録、資料は事前配布する

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