ビジネス会議のルール　〜会議のやり方・進め方〜

議題とゴールを検討したら、議題ごとにかかる時間を想定することが必要です。議題ごとにかける時間を出し全議題の時間を積み重ねていけば、全体の時間が出てきます。

もし全体の時間が長くなってしまったらどう判断すればよいでしょうか。会議時間を延ばしたり、議題を減らしたり、議題のゴールを変えて議題にかける時間を削ったりする必要があるでしょう。

リストアップした議題すべてが急いで決定しなければならないものであれば、会議の時間を多めに確保することが必要です。会議室を押さえる時間を長めにしなければならないですし、参加者に対して延長の可能性があるので予定を空けてもらうよう依頼することが必要かもしれません。

逆に参加者が一同に集まれる時間に限りがあり、会議の時間を延ばせないことがわかっているのであれば、優先順位を考え、話し合う議題の順番を想定しておかなければなりません。

または議題を減らして時間内に終えられるようにしたり、短時間で到達できるゴールを設定して時間を削ったりする必要があります。

さらに、別途会議を開催し、優先順位が低い議題をそちらに回してもよいかもしれません。たとえば、会社の社長や役員などは決定権を持つ一方で、忙しくて時間を割けない場合があります。このような人が参加する会議で、優先順位の低い議題を話し合ったり、実務担当者だけで決められるような議題を扱ったりするのは時間の無駄です。

以上のように、会議で扱う議題は「重要度」、「緊急度」、「参加者」の3つの視点から判断する必要があります。

□ルール９　議題ごとの時間配分を検討しておく

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